Wanneer werknemer en werkgever de arbeidsovereenkomst in onderling overleg en met wederzijds goedvinden willen beëindigen (dus zonder een juridische procedure), biedt deze checklist houvast voor de punten van onderhandeling. Genoemde onderwerpen zijn niet uitputtend, maar vormen de belangrijkste aanknopingspunten om tot het sluiten van een vaststellingsovereenkomst te komen.
1. Beëindigingsgrond
Dit kunnen gronden zijn als: ‘bedrijfseconomische reden’ , ‘verschil van inzicht over de werkzaamheden’, ‘verstoorde arbeidsverhouding’ of ‘twee jaar arbeidsongeschikt’.
De beëindigingsovereenkomst/ vaststellingsovereenkomst wordt gesloten met het oog op het kunnen aanvragen van een WW uitkering door werknemer (niet-verwijtbare werkloosheid). In de overwegingen van de overeenkomst moet daarom opgenomen worden onder het kopje “in aanmerking nemende dat”:
- het initiatief tot beëindiging bij werkgever gelegen is en werknemer geen verwijt gemaakt kan worden van de beëindiging;
- er geen sprake is van een dringende reden als bedoeld in artikel 7:678 BW (zoals ontslag op staande voet).
2. Beëindigingsdatum
Het is gebruikelijk dat de beëindigingsdatum is vastgesteld met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn die geldt voor de werkgever:
- dienstverband korter dan 5 jaar: opzegtermijn 1 maand
- dienstverband tussen 5 en 10 jaar: opzegtermijn 2 maanden
- dienstverband tussen 10 en 15 jaar: opzegtermijn 3 maanden
- dienstverband langer dan 15 jaar: opzegtermijn 4 maanden
Van de wettelijke opzegtermijn kan in de CAO worden afgeweken.
Zolang de opzegtermijn loopt, heeft werknemer nog geen recht op een WW uitkering. Dus indien werknemer instemt met een beëindigingsdatum voordat de opzegtermijn is verstreken zal er in de tussenliggende termijn geen WW uitkering worden verstrekt. De term ‘fictieve opzegtermijn’ wordt hiervoor nog geregeld gebruikt.
3. Bedenktermijn
Werknemer heeft het recht om de vaststellingsovereenkomst zonder opgaaf van redenen binnen 14 dagen na de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst via een schriftelijke verklaring te ontbinden. Indien de bedenktermijn niet vermeld wordt in de vaststellingsovereenkomst dan bedraagt deze 3 weken in plaats van 2 weken.
4. Beëindigingsvergoeding/ontslagvergoeding
Er bestaat geen wettelijke verplichting om een transitievergoeding toe te kennen in een vaststellingsovereenkomst. Toch wordt er doorgaans een ontslagvergoeding opgenomen omdat een werknemer anders niet snel akkoord gaat met een beëindiging met wederzijds goedvinden. De transitievergoeding bedraagt 1/3 maandsalaris (basissalaris + vakantietoeslag; indien van toepassing 1/12e van eindejaarsuitkering, overwerkvergoedingen, provisie en ploegentoeslagen; ook bonussen en winstuitkeringen kunnen meetellen) per gewerkt jaar, met een maximum van €83.000,- danwel een jaarsalaris indien dat hoger is.
5. Afspraken over een eerdere beëindigingsdatum i.v.m. vinden van een andere baan
Er kunnen afspraken gemaakt worden wat er van toepassing is indien werknemer eerder uit dienst gaat wegens het accepteren van een andere baan. Afgesproken kan worden dat werknemer in dat geval niet gehouden zal worden aan de opzegtermijn. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden of werknemer zijn aanspraak op de vergoeding (deels) behoudt en of het loon tot aan de oorspronkelijke beëindigingsdatum (deels) bij de vergoeding opgeteld wordt.
6. Einde deelneming pensioenfonds en andere collectieve regelingen
Deze deelnemingen zullen doorgaans eindigen op de beëindigingsdatum.
7. Vakantiedagen
Er worden veelal afspraken gemaakt omtrent het uitbetalen of opnemen van (een deel van de) vakantiedagen. Vaak wordt overeengekomen dat het saldo vakantiedagen nihil is na een periode van vrijstelling van werk.
8. Vrijstelling van werk
Er kan onderling afgesproken worden dat werknemer vrijgesteld wordt van werk gedurende (een deel van) de opzegtermijn. In deze periode hoeft de werknemer niet te komen werken maar het loon wordt wel gewoon doorbetaald.
9. Overdracht van werk
Het is verstandig om vooraf duidelijke afspraken over de verwachtingen (wie doet wat, wanneer, waar en tot welk moment) van de werkoverdracht, zodat daarover geen discussie kan ontstaan.
10. Bedrijfseigendommen inleveren
Maak duidelijke afspraken over het moment waarop de bedrijfseigendommen zoals auto, telefoon, laptop en sleutels ingeleverd dienen te worden.
11. Communicatie over vertrek
Het is prettig om duidelijke afspraken over de interne en externe communicatie over het vertrek van de werknemer te maken.
12. Positief getuigschrift, referentie
Werkgever is verplicht om bij het einde van de arbeidsovereenkomst op verzoek van werknemer een getuigschrift af te geven. Er kunnen aanvullende afspraken gemaakt worden omtrent het afgeven van referenties.
13. Post contractuele bedingen
Ook worden er doorgaans afspraken gemaakt omtrent:
- Geheimhouding (vaak ook na dienstverband van toepassing)
- Concurrentiebeding
- Relatiebeding
Veelal is het voor de werknemer van belang in de zoektocht naar een nieuwe baan dat hij wordt ontheven van een concurrentiebeding. Indien de werkgever zo ver niet wil gaan kan er in onderling overleg bijvoorbeeld een relatiebeding (lijst van concrete relaties) opgesteld worden ter vervanging van het concurrentiebeding.
14. Opties en aandelen
Indien de werknemer opties of aandelen heeft is er vrijwel altijd een gedetailleerde regeling overeengekomen. Ook zal in de uitgiftedocumenten omschreven staan wat er gebeurt met de opties of aandelen in het geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Deze afspraken hieromtrent dienen ook opgenomen te worden in de vaststellingsovereenkomst.
15. Bonussen, gratificaties, winstdelingen
Afspraken hieromtrent zullen doorgaans vastgelegd zijn in een bonus-of winstdelingsregeling. Leg de afspraken over de hoogte, berekening en het moment van uitbetaling vast in de vaststellingsovereenkomst.
16. Correcte eindafrekening
Uitbetaling in de regel uiterlijk 30 dagen na de beëindigingsdatum. De eindafrekening omvat de afspraken over o.a. vakantiedagen, pro rata bonus, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering,/13e maand en eventuele verrekening (bijvoorbeeld boetes/ studiekostenbeding/teveel opgenomen vakantiedagen).
17. Studiekostenbeding
Indien er een studiekostenbeding overeengekomen is kunnen er afspraken gemaakt worden omtrent terugbetaling danwel (gedeeltelijke) kwijtschelding.
18. Outplacement/(loopbaan)coaching- en opleidingsbudget
Er kan worden afgesproken dat werknemer aanspraak maakt op een budget voor outplacement/ coaching/ opleiding. Hieromtrent dien je afspraken te maken over de hoogte van het bedrag (maximum bedrag, exclusief/inclusief BTW), wijze van vergoeding (rechtstreeks aan het outplacementbureau of werknemer krijgt het door hem aan outplacement of opleiding betaalde van werkgever terug na overleggen van factuur en betalingsbewijs).
19. Geheimhouding, geen negatieve uitlatingen over en weer
Doorgaans wordt er een clausule opgenomen over geheimhouding met betrekking tot de inhoud van de beëindigingsovereenkomst. Dit ter voorkoming van precedentwerking en reputatieschade. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor wettelijke verplichtingen van informatieverstrekking aan derden (zoals UWV).
Verder worden er ook vaak afspraken gemaakt omtrent het niet negatief uitlaten over en weer, ook ter voorkoming van onrust en reputatieschade.
20. Re-integratie
Ter voorkoming van hoge financiële lasten voor werkgever in verband met een (hernieuwde) uitval van een zieke werknemer kan een re-integratiebeding opgenomen worden. Werknemer dient zich in dat geval te melden bij de werkgever indien hij binnen 4 weken na einde dienstverband uitvalt wegens arbeidsongeschiktheid en dient hij mee te werken aan re-integratie op straffe van een boete.
Let op: ziek uit dienst? Het tekenen van een beëindigingsovereenkomst tijdens ziekte is een benadelingshandeling voor werknemer, die daarmee (in beginsel) zijn recht op een Ziektewetuitkering verspeelt.
21. Finale kwijting
Over en weer verlenen van “algehele finale kwijting ten aanzien van (de beëindiging van) de arbeidsovereenkomst en al hetgeen partijen over en weer van elkaar te vorderen mochten hebben” is uitgangspunt. De bedoeling van een finaal kwijtingsbeding is dat, na afwikkeling van de vaststellingsovereenkomst, het dossier definitief gesloten kan worden en geen van beide partijen nog iets kan claimen bij de ander. Willen partijen hierop uitzonderingen aanbrengen, dan moet dit expliciet afgesproken worden.
22. Datum en plaats van ondertekening
Let op de geldende opzegtermijn. Het moment van akkoord over de regeling is van belang. Ondertekening gebeurt vaak tegen het einde van de kalendermaand, waarbij rekening wordt gehouden met de geldende opzegtermijn tussen datum ondertekening (of datum akkoord) en de beëindigingsdatum.
23. Vergoeding kosten rechtsbijstand
Het is mogelijk dat er wordt afgesproken dat werkgever (een deel van) de kosten van juridische bijstand vergoedt. Maak duidelijke afspraken over de hoogte en wijze van uitbetaling (bijvoorbeeld rechtstreeks aan de gemachtigde van de werknemer, danwel via declaratie van de factuur).
Heeft u behoefte aan persoonlijke ondersteuning, neem dan contact op.